Genehmigung über die Einrichtung einer Zentralen Vergabestelle

Genehmigung
 der öffentlich-rechtlichen Vereinbarung zwischen den Städten Hückeswagen, Radevormwald und Wipperfürth über die Einrichtung einer zentralen Vergabestelle

Hiermit genehmige ich als untere staatliche Verwaltungsbehörde gemäß § 29 Abs. 4 Satz 2 Ziffer 2 des Gesetzes über kommunale Gemeinschaftsarbeit (GkG) vom 1. Oktober 1979 (GV. NRW. S. 621/SGV NW 202), zuletzt geändert durch Artikel 7 des Gesetzes zur Stärkung der kommunalen Selbstverwaltung vom 09. Oktober 2007 (GV. NRW. S. 380), die öffentlich-rechtliche Vereinbarung zwischen den Städten Hückeswagen, Radevormwald und Wipperfürth über die Einrichtung einer zentralen Vergabestelle.

Nachfolgend wird die Textfassung der öffentlich-rechtlichen Vereinbarung gemäß § 24 Abs. 3 Satz 1 GkG öffentlich bekannt gemacht.

Öffentlich-rechtliche Vereinbarung
der Städte Hückeswagen, Radevormwald und Wipperfürth
über die Einrichtung einer
„ZENTRALEN VERGABESTELLE“

Im Rahmen eines Modell-Projektes des Landes Nordrhein-Westfalen entwickeln die Vertragskommunen Lösungen zur Erfüllung von Verwaltungsaufgaben durch interkommunale Zusammenarbeit gem. §§ 1 und 23 des Gesetzes über kommunale Gemeinschaftsarbeit (GkG) in Form der Bekanntmachung vom 01.10.1979 zuletzt geändert am 09.10.2007 (GV. NRW. 2007 S. 380).

Für die im Teilprojekt „Beschaffungsmanagement“ empfohlene Einrichtung einer zentralen Vergabestelle wird diese öffentlich-rechtliche Vereinbarung geschlossen.
 

§1 Aufgabenumfang / Erfüllung

1. Aufgabe der gemeinsamen „Zentralen Vergabestelle“ ist die Durchführung aller förmlichen Vergabeverfahren nach VOL, VOB und VOF. Hierzu zählen
   
   
   • (Mit-) Auswahl der Anbieter/Veröffentlichung der Ausschreibung
   • Zusammenstellung und Vervielfältigung der Verdingungsunterlagen
   • Versand der Verdingungsunterlagen
   • Durchführung der Submissionen vor Ort und Kennzeichnung der Angebote
   • Formale und rechnerische Prüfung der Angebote
   • Dokumentation der Ausschreibungsergebnisse und Erstellung des Preisspiegels
   • Einholung fehlender Unterlagen
   • Anbieterüberprüfung
   • Bieterabsageschreiben
   • Ggf. Aufhebung der Ausschreibung
      
   Darüber hinaus berät sie die Verwaltungsbereiche in vergaberechtlichen Fragestellungen (z. B. Fristen, Verfahrensarten, Vergabegrenzen), erstellt und pflegt eine Bieterdatenbank und aktualisiert Vergabeformulare.
    
2. Zusätzlich zu den vorgenannten Aufgaben können freihändige Vergaben für einzelne Kommunen durchgeführt werden. Hierzu ist eine Beauftragung durch die jeweilige Kommune erforderlich.
    
3. Sitz der „Zentralen Vergabestelle“ ist bei der Stadt Radevormwald
    
4. Die Stadt Radevormwald übernimmt die organisatorische Durchführung der Aufgabe und entscheidet, welche Dienstkräfte mit der Aufgabenerfüllung betraut werden, sowie die einzusetzenden Sachmittel. In Zweifelsfällen ist das Benehmen mit den Vertragspartnern herzustellen. Die Anzahl der einzusetzenden Personen ist abhängig von der Anzahl und dem Umfang der durchzuführenden Vergaben. Der Personalbe-darf wird zu Beginn auf 1,0 Stellen mit Entgeltgruppe 11 für die förmlichen Vergaben festgesetzt. Zukünftig notwendige organisatorische Veränderungen werden im Rahmen einer Ausführungsvereinbarung geregelt.
    
5. Zur Aufgabenerfüllung können auch Mitarbeiterinnen / Mitarbeiter von Vertragskommunen abgeordnet werden. In diesem Fall übernimmt die Stadt Radevormwald die anteiligen Personal- und Sachkosten des abgeordneten Personals. Der Einsatzort der Mitarbeiterinnen / Mitarbeiter kann in allen Vertragskommunen sein.
    
6. Die Mitarbeiterinnen / Mitarbeiter nehmen die Aufgaben als Bestandteil ihres Hauptamtes wahr.
    
7. Die Durchführung der Vergaben erfolgt
   

   a.	jeweils im Auftrag und im Namen der Kommune, für die die Aufgabe erledigt wird und
   b.	je nach Notwendigkeit am Sitz der Verwaltung, die die Aufgabe übernommen hat oder vor Ort bei der Kommune, für die die Aufgabe erledigt wird.

8. Die Kommunen, für die die Vergaben durchgeführt werden, stellen alle für die Aufgabenerfüllung erforderlichen Unterlagen zur Verfügung. Einzelheiten werden in einer Ausführungsvereinbarung im Benehmen mit den Bürgermeistern festgelegt.

 
§ 2 Verschwiegenheit

1. Alle Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter sind verpflichtet, über die Angelegenheiten anderer beteiligter Kommunen, über die sie bei ihrer Tätigkeit Kenntnis erlangen, gegenüber den Organen und Dienststellen der eigenen Anstellungsbehörde Verschwiegenheit zu bewahren.
    
2. Die allgemeinen dienstrechtlichen Verpflichtungen bleiben unberührt.
    
3. Im Übrigen gelten die datenschutzrechtlichen Bestimmungen.

§ 3 Zielvereinbarung, Kostenerstattung und Abrechnung

1. Zur Planung der Aufgabenerfüllung erfolgt zu Beginn eines Haushaltsjahres eine Abstimmung mit Zielvereinbarung für die einzelnen Verwaltungen. Bei Problemstellungen die sich ergeben, sind einvernehmliche Lösungen anzustreben.
    
2. Die Stadt Radevormwald erhält für die entstehenden Personal- und Sachkosten der „Zentralen Vergabestelle“ eine Erstattung von den beteiligten Kommunen. Grundlage für die Erstattung der Personal- und Sachkosten sind die Durchschnittswerte der KGSt.
   
   Für die Verteilung der Gesamtkosten der förmlichen Vergaben gilt folgender Verteilerschlüssel:
   
   

   a.	50% der Gesamtkosten werden als Sockelbetrag zu gleichen Teilen von den Vertragspartnern übernommen
   b.	die übrigen 50 % verteilen sich auf die Anzahl der Vergabevorhaben, wobei jede Kommune die Kosten individuell für die eigenen Vergaben erstattet

   
   Die Erstattung der Personal- und Sachkosten für die mögliche Durchführung von freihändigen Vergaben richtet sich nach dem Umfang des zusätzlich vorgehaltenen Personals.

§ 4 Versicherungsschutz

Die Stadt Radevormwald ist für eine ordnungsgemäße Aufgabenerfüllung der „Zentralen Vergabestelle“ verantwortlich. Aus diesem Verständnis stellt sie sicher, dass Schäden, die mit der Aufgabe betraute Mitarbeiter in Ausübung ihrer Tätigkeit einem Dritten oder einer Vertragskommune zufügen, im Rahmen einer Haftpflichtversicherung abgedeckt werden.

§ 5 Dauer der Vereinbarung

1. Diese öffentlich-rechtliche Vereinbarung gilt auf unbestimmte Zeit. Die damit geregelte Zusammenarbeit kann mit einer Frist von sechs Monaten zum Ende eines Kalenderjahres von jedem Vertragspartner ordentlich gekündigt werden; frühestens zum 31.12.2013.
    
2. Die öffentlich-rechtliche Vereinbarung gilt weiter, sofern noch mindestens zwei Vertragspartner an einer Fortführung der Vergabestelle interessiert sind.

§ 6 Salvatorische Klausel

Sollte eine Bestimmung dieser öffentlich-rechtlichen Vereinbarung unwirksam sein oder werden, so berührt dies nicht die Wirksamkeit der übrigen in dieser Vereinbarung enthaltenen Regelungen. Sofern die unwirksame Bestimmung nicht ersatzlos fortfallen kann, ist sie im Wege einer unverzüglichen Verhandlungsaufnahme zwischen den beteiligten Kommunen durch eine solche zu ersetzen, die dem beabsichtigten Sinn und Zweck am nächsten kommt. Gleiches gilt, soweit die Vereinbarung lückenhaft sein sollte.

§ 7 Schriftform

Änderungen oder Ergänzungen dieser Vereinbarung bedürfen zu ihrer Wirksamkeit der Schriftform. Dies gilt auch für diese Schriftformklausel.

§ 8 Schlussbestimmungen

Diese Vereinbarung tritt am Tage nach der Bekanntmachung der Aufsichtsbehörde in Kraft, frühestens am 01.04.2009.

Bekanntmachungsanordnung:

Die vorstehende öffentlich-rechtliche Vereinbarung zwischen den Städten Hückeswagen, Radevormwald und Wipperfürth über die Einrichtung einer zentralen Vergabestelle wird gemäß § 24 Abs. 3 Satz 1 des Gesetzes über kommunale Gemeinschaftsarbeit (GkG) i. d. F. der Bekanntmachung vom 01. Oktober 1979 (GV. NRW. S. 621), zuletzt geändert durch Artikel 7 des Gesetzes zur Stärkung der kommunalen Selbstverwaltung vom 09. Oktober 2007 (GV. NRW. S. 380), öffentlich bekannt gemacht.

Es wird darauf hingewiesen, dass eine Verletzung von Verfahrens- und Formvorschriften des Gesetzes über kommunale Gemeinschaftsarbeit beim Zustandekommen dieser öffentlich-rechtlichen Vereinbarung nach Ablauf eines Jahres seit dieser Bekanntmachung nicht mehr geltend gemacht werden kann, es sei denn

1. eine vorgeschriebene Genehmigung fehlt oder ein vorgeschriebenes Anzeigeverfahren wurde nicht durchgeführt,
    
2. diese öffentlich-rechtliche Vereinbarung ist nicht ordnungsgemäß bekannt gemacht worden,
    
3. der Bürgermeister der Stadt Hückeswagen oder der Bürgermeister der Stadt Radevormwald oder der Bürgermeister der Stadt Wipperfürth hat den jeweils zu Grunde liegenden Beschluss des Rates vorher beanstandet oder
    
4. der Form- oder Verfahrensmangel ist gegenüber der Stadt Hückeswagen oder der Stadt Radevormwald oder der Stadt Wipperfürth vorher gerügt und dabei die verletzte Rechtsvorschrift und die Tatsache bezeichnet worden, die den Mangel ergibt.

Gummersbach, den 31. März 2009

Oberbergischer Kreis
Der Landrat
als untere staatliche Verwaltungsbehörde
(Kommunalaufsicht)
-Az.: 20/2-

gez.
Hagen Jobi
Landrat