Archiv Hückeswagen Wipperfürth

 

Öffentlich-rechtliche Vereinbarung der Schloss-Stadt Hückeswagen und der Hansestadt Wipperfürth zur Wahrnehmung der Aufgaben nach dem Archivgesetz NRW durch die Einrichtung eines gemeinsamen Archives

Genehmigung

Hiermit genehmige ich gemäß § 29 Abs. 4 Satz 2 Ziffer 2 des Gesetzes über kommunale Gemeinschaftsarbeit (GkG) vom 01.10.1979 (GV.NRW. S. 621/SGV NW 202), zuletzt geändert durch Gesetz vom 03.02.2015 (GV. NRW. S. 204), als untere staatliche Verwaltungsbehörde die vom Rat der Stadt Hückeswagen am 18.12.2015 und vom Rat der Stadt Wipperfürth am 15.12.2015 beschlossene öffentlich–rechtliche Vereinbarung zur Wahrnehmung der Aufgaben nach dem Archivgesetz NRW durch die Einrichtung eines gemeinsamen Archivs.

Die Textfassung der öffentlich–rechtlichen Vereinbarung wird nachfolgend gemäß § 24 Abs. 3 Satz 1 GkG öffentlich bekannt gemacht.

 

Öffentlich-rechtliche Vereinbarung der Schloss-Stadt Hückeswagen und der Hansestadt Wipperfürth zur Wahrnehmung der Aufgaben nach dem Archivgesetz NRW durch die Einrichtung eines gemeinsamen Archives

 

Präambel

Die Städte Hückeswagen und Wipperfürth haben den Entschluss gefasst, die Aufgaben des kommunalen Archives, die bisher durch eigene Archive ausgeführt wurden, gemeinsam in einem neu einzurichtenden Archiv auf dem Gebiet der Hansestadt Wipperfürth wahrzunehmen.

 

Aus diesem Grunde schließen die Vertragskommunen zur Wahrnehmung der Aufgaben nach dem Archivgesetz NRW durch die Errichtung eines gemeinsamen Archives die folgende öffentlich-rechtliche Vereinbarung gem. §§ 1 und 23 des Gesetzes über die kommunale Gemeinschaftsarbeit des Landes Nordrhein-Westfalen (GkG) vom 01.10.1979 - SGV. NRW. 202 - sowie gem. § 10 des Gesetzes über die Sicherung und Nutzung öffentlichen Archivguts im Lande Nordrhein-Westfalen (ArchivG NRW) vom 16.03.2010 - SGV. NRW. 221 -  in den jeweils zum Zeitpunkt des Abschlusses dieser Vereinbarung gültigen Fassungen. Sie schließen diese Vereinbarung in dem Bewusstsein, dass eine erfolgreiche gemeinsame Aufgabenwahrnehmung eine enge und vertrauensvolle Zusammenarbeit der Beteiligten erfordert.

§ 1 Vereinbarungsgegenstand

Die Hansestadt Wipperfürth übernimmt die Durchführung der Pflichtaufgaben der Gemeinde nach dem Archivgesetz NRW für die Städte Hückeswagen und Wipperfürth durch die Einrichtung eines gemeinsamen Archivs. Hierzu überträgt die Schloss-Stadt Hückeswagen die Durchführung der in § 2 genannten Aufgaben auf der Grundlage einer mandatierenden Vereinbarung.

§ 2 Aufgaben und Pflichten

1.Das gemeinsame Archiv entscheidet gem. § 2 Absatz 6 ArchivG NRW über die Archivwürdigkeit sämtlicher Unterlagen der beiden beteiligten Städte. Es berücksichtigt bei seiner Entscheidung besondere Archivierungsanliegen der Städte. Für das als archivwürdig bewertete und übernommene Archivgut übernimmt das gemeinsame Archiv die Pflichtaufgaben der Städte nach den Bestimmungen des ArchivG NRW. Hierzu zählen insbesondere:

• Erschließung und Erforschung
• sachgemäße und sichere Verwahrung
• Einhaltung von Schutzfristen
• Nutzbarmachung

Darüber hinaus stellt das Archiv die Beratung und Betreuung der Nutzer des Archivgutes durch angemessene Öffnungszeiten sicher.Nicht pflichtig zu archivierende Dokumente (Nachlässe, besondere Sammlungen aus privatem Besitz etc.) werden im Rahmen der vorhandenen Möglichkeiten archiviert. Über die hierbei entstehenden Kosten und ihre separate Berechnung ist gem. § 4 Einvernehmen zu erzielen.

2. Die beteiligten Städte bieten dem gemeinsamen Archiv sukzessive ihr gesamtes – als archivwürdig bewertetes bzw. zu bewertendes – Archivgut an. Den Transport des Archivgutes übernimmt die jeweilige Stadt.

3. Das eingebrachte Archivgut bleibt im Eigentum der jeweiligen Städte.

4. Für die sachgemäße und sichere Verwahrung des übernommenen Archivgutes wird die Hansestadt Wipperfürth geeignete Räumlichkeiten in der ehemaligen Alice-Salomon-Schule zur Verfügung stellen, gegebenenfalls technisch herrichten und zweckdienlich ausstatten (Regale, Arbeitsplatzeinrichtung etc.).

 

§ 3 Organisation

1. Die Tätigkeiten des Archives werden durch die Mitarbeiterinnen der Schloss-Stadt Hückeswagen und der Hansestadt Wipperfürth wahrgenommen.
    
2. Zu Beginn der Wahrnehmung der Aufgaben beider Städte durch die Hansestadt Wipperfürth besteht ein Personalbedarf von insgesamt 0,80 Stellen. Entspricht die Stellenbemessung nicht den tatsächlichen Anforderungen, ist sie einvernehmlich entsprechend § 6 Abs. 2 oder nach konkretem Anlass anzupassen.
    
3. Die Schloss-Stadt Hückeswagen verpflichtet sich gemäß den Regelungen des Personalgestellungsvertrages ihre eigenen Beschäftigten an die Hansestadt Wipperfürth zur Verfügung zu stellen. Der Personalgestellungsvertrag regelt die hiermit verbundenen personalrechtlichen Fragen. Hierbei wird den im Wege der Personalgestellung entsandten Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern Besitzstandswahrung zugesichert.
    
4. Neueinstellungen erfolgen grundsätzlich durch die Hansestadt Wipperfürth im Einvernehmen mit der Schloss-Stadt Hückeswagen. Sofern eine interne Besetzung durch die Schloss-Stadt Hückeswagen möglich ist, erfolgt eine Personalgestellung wie bei den bei Abschluss des Vertrages vorhandenen Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern.

§ 4 Finanzen

1. Die entstehenden Personal- und generellen Sachkosten des gemeinsamen Archivs werden auf der Grundlage der Durchschnittswerte der KGSt auf der Basis der Besoldungs- und Entgeltgruppen ermittelt.
   Die Raumkosten sind die für die Verwahrung des Archivgutes entstehenden Mietkosten, Mietnebenkosten (einschließlich eventuell anfallender Herrichtungskosten) sowie Investitionskosten (Abschreibungskosten) und werden als Kostenmiete verrechnet.
   Die Gesamtkosten (Personal- und generelle Sachkosten sowie Raumkosten) des gemeinsamen Archivs werden auf der Basis der Einwohnerzahlen der beteiligten Kommunen (Fortschreibung Zensus 2011, Stichtag 31.12. des Vorjahres) verteilt.
   Besondere Sachkosten für spezielle Ge- und Verbrauchsmaterialien (z.B. Restaurierungs- oder Aufbewahrungsmaterialien) sowie die Kosten für die Vernichtung des nicht als archivwürdig bewerteten Archivgutes werden separat ermittelt und der jeweiligen Kommune in Rechnung gestellt.
   Über den grundsätzlichen Personalbedarf (§ 3 Ziff. 2) hinausgehende Stellenanteile für die erstmalige Aufbereitung von Unterlagen einer Kommune werden dieser separat in Rechnung gestellt.
    
2. Die Verrechnung der Kosten erfolgt für jedes Haushaltsjahr mit vierteljährlichen Abschlagszahlungen. Die Höhe der Abschlagszahlungen wird auf der Grundlage der Werte des Vorjahres von der Hansestadt Wipperfürth zu Beginn des Kalenderjahres festgelegt.

§ 5 Versicherungsschutz

Die Hansestadt Wipperfürth ist für eine ordnungsgemäße Aufgabenerfüllung des gemeinsamen Archivs verantwortlich. Aus diesem Verständnis stellt sie sicher, dass Schäden, die mit der Aufgabe betraute Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter in Ausübung ihrer Tätigkeit einem Dritten oder einer Vertragskommune zufügen, im Rahmen einer Haftpflichtversicherung abgedeckt werden.

§ 6 Dauer der Vereinbarung

1. Diese öffentlich-rechtliche Vereinbarung gilt auf unbestimmte Zeit. Die damit geregelte Zusammenarbeit kann mit einer Frist von zwölf Monaten zum Ende eines Kalenderjahres von jedem Vertragspartner ordentlich schriftlich gekündigt werden; frühestens zum 31.12.2020.
    
2. Eine Evaluierung der Zusammenarbeit erfolgt erstmals nach vier Jahren durch die Vertragspartner. Dabei ist insbesondere zu prüfen, ob die erwünschten Effekte erzielt werden konnten und welche Verbesserungen in der Konzeption des gemeinsamen Archivs möglich sind.
    
3. Wird die Vereinbarung gekündigt, so verpflichten sich die Vertragspartner, das vorhandene Vermögen und den Personalbestand durch Maßnahmen zur Entflechtung zu trennen. Hierbei sind einvernehmliche Regelungen zu finden. Als Anhaltspunkt dienen dabei die folgenden Kriterien:
    

a. Ggf. bestehendes mobiles Anlagevermögen des gemeinsamen Archivs wird gem. der Einwohnerzahlen des Vorjahres anteilig auf die Kommunen übertragen. Die Schloss-Stadt Hückeswagen erwirbt das ihr zugeteilte Anlagevermögen zu den aktuellen Buchwerten von der Hansestadt Wipperfürth.

b. Das Personal des gemeinsamen Archivs wird gem. der Einwohnerzahlen des Vorjahres anteilig auf die Kommunen übertragen. Neben dem per Personalgestellungsvertrag übertragenen Personal übernimmt die Schloss-Stadt Hückeswagen gegebenenfalls zusätzlich Personal der Hansestadt Wipperfürth. Hierbei wird den zum Zeitpunkt der Aufgabenübertragung beschäftigten Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern Besitzstandswahrung zugesichert; für diese finden betriebsbedingte Kündigungen im Rahmen der Entflechtung nicht statt.

c. Ggfs. aufgrund besonderer Tätigkeiten (§ 2 Abs. 1 Satz 5, § 4 Abs. 1 Satz 4, 5) beschäftigtes Personal sowie Vermögensgegenstände werden der Kommune zugeordnet, welche die Sonderleistung verursacht bzw. beauftragt hat.

§ 7 Salvatorische Klausel

Sollte eine Bestimmung dieser öffentlich-rechtlichen Vereinbarung unwirksam sein oder werden, so berührt dies nicht die Wirksamkeit der übrigen in dieser Vereinbarung enthaltenen Regelungen. Sofern die unwirksame Bestimmung nicht ersatzlos fortfallen kann, werden die Vertragsparteien sie durch eine solche ersetzen, die dem beabsichtigten Sinn und Zweck entspricht. Gleiches gilt, soweit die Vereinbarung lückenhaft sein sollte.

§ 8 Schriftform

1. Änderungen oder Ergänzungen dieser Vereinbarung bedürfen zu ihrer Wirksamkeit der Schriftform und müssen den Anforderungen der rechtlichen Vorschriften entsprechen.
2. Mündliche Nebenabreden haben keine Gültigkeit.

§ 9 Datenschutz

1. Das Verarbeiten personenbezogener Daten ist nur in dem Umfang zulässig, wie die Daten zur Erfüllung der Aufgaben gem. § 2 dieser Vereinbarung erforderlich sind. Die im gemeinsamen Archiv mit der Verarbeitung personenbezogener Daten befassten Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter sind gegenüber Dritten zur Geheimhaltung verpflichtet. Insbesondere sind sie verpflichtet, über die Angelegenheiten beteiligter anderer Kommunen, über die sie bei ihrer Tätigkeit Kenntnis erlangen, gegenüber den Organen und Dienststellen der eigenen Anstellungsbehörde Verschwiegenheit zu bewahren.
2. Die gespeicherten Daten sind zu löschen, wenn ihre Kenntnis zur Erfüllung der Aufgaben nicht mehr erforderlich ist.

§ 10 Schlussbestimmungen

Diese Vereinbarung tritt am Tag nach der Bekanntmachung in Kraft.

 

Wipperfürth, den 05.01.2016
gez. Michael von Rekowski
Bürgermeister

 

Hückeswagen, den 22.12.2015
gez. Dietmar Persian
Bürgermeister

 

Bekanntmachungsanordnung:

Die vorstehende öffentlich–rechtliche Vereinbarung zur Wahrnehmung der Aufgaben nach dem Archivgesetz wird gemäß § 24 Abs. 3 Satz 1 des Gesetzes über kommunale Gemeinschaftsarbeit (GkG) in der Fassung der Bekanntmachung vom 01.10.1979 (GV.NRW. S. 621), zuletzt geändert durch Gesetz vom 03.02.2015 (GV. NRW. S. 204) öffentlich bekannt gemacht.

 

Es wird darauf hingewiesen, dass eine Verletzung von Verfahrens- und Formvorschriften des Gesetzes über kommunale Gemeinschaftsarbeit (GkG NRW) gegen die öffentlich–rechtliche Vereinbarung nach Ablauf eines Jahres seit ihrer Verkündung nicht mehr geltend gemacht werden kann, es sei denn

a) eine vorgeschriebene Genehmigung fehlt oder ein vorgeschriebenes Anzeigeverfahren wurde nicht durchgeführt,

b) diese öffentlich-rechtliche Vereinbarung ist nicht ordnungsgemäß öffentlich bekanntgemacht worden,

c) die Bürgermeister der Städte Hückeswagen oder Wipperfürth haben den Beschluss zur öffentlich–rechtlichen Vereinbarung vorher beanstandet oder

d) der Form- und Verfahrensmangel ist gegenüber dem Rat der Stadt Hückeswagen oder dem Rat der Stadt Wipperfürth vorher gerügt und daher die verletzte Rechtsvorschrift und die Tatsache bezeichnet worden, die den Mangel ergibt.

Gummersbach, 02.02.2016

Der Landrat des Oberbergischen Kreises als untere staatliche Verwaltungsbehörde (Kommunalaufsicht) - Az.: LS-KA/90/I/ÖV

gez. Jochen Hagt
Landrat

Veröffentlichungsdatum: 20.02.2016