Öffentlich-rechtliche Vereinbarung über die „Gemeindekasse Morsbach-Reichshof" zwischen der Gemeinde Morsbach und der Gemeinde Reichshof

Öffentlich-rechtliche Vereinbarung über die „Gemeindekasse Morsbach-Reichshof" zwischen der Gemeinde Morsbach und der Gemeinde Reichshof

Präambel

Die Gemeinde Morsbach und die Gemeinde Reichshof haben den Entschluss gefasst, die Aufgaben der Zahlungsabwicklung inkl. der Aufgaben der Vollstreckung gemeinsam wahrzunehmen.

Die Finanzhoheit beider Kommunen, - die Ausdruck insbesondere in der Haushaltsaufstellung und -ausführung (Satzung und Haushaltsplan) findet -, ist von dieser Vereinbarung nicht betroffen und verbleibt in den jeweiligen Gemeindeverwaltungen.

Die „Gemeindekasse Morsbach-Reichshof" ist grundsätzlich für eine gleichgelagerte Aufgabenwahrnehmung für weitere Gemeinden offen. Die Gemeinde Morsbach und die Gemeinde Reichshof schließen zur Einrichtung der „Gemeindekasse Morsbach-Reichshof" die folgende öffentlich-rechtliche Vereinbarung gem. § 23 des Gesetzes über die kommunale Gemeinschaftsarbeit des Landes Nordrhein-Westfalen (GkG NRW). Beide Seiten sind sich bewusst, dass eine erfolgreiche gemeinsame Aufgabenwahrnehmung eine enge, vertrauensvolle und partnerschaftliche Zusammenarbeit der Beteiligten erfordert.

§1
Gegenstand der Vereinbarung

Die Gemeinde Morsbach führt die Aufgaben der „Gemeindekasse Morsbach-Reichshof" aus. Hierzu überträgt die Gemeinde Reichshof der Gemeinde Morsbach die Durchführung der in § 2 genannten Aufgaben auf der Grundlage einer mandatierenden Vereinbarung gem. § 23 GkG NRW. Der Gemeinde Reichshof wird ein Beteiligungsrecht bei der Erfüllung der Aufgaben eingeräumt, wie im Folgenden durch die Paragrafen 2ff. bestimmt. Aufgabenträger bleiben die Gemeinde Morsbach und die Gemeinde Reichshof.

§2
Aufgaben

Auf die Gemeinde Morsbach werden die Aufgaben der Zahlungsabwicklung der Gemeinde Reichshof gem. §§ 93, 94 Gemeindeordnung NRW in Verbindung mit der Kommunalhaushalts-verordnung NRW übertragen. 

Zu diesen Aufgaben gehören insbesondere:

• Zahlungsabwicklung (inkl. Liquiditätsplanung)
• Jahresabschlussarbeiten
• Mahn- und Vollstreckungswesen

Für das Sondervermögen (Gemeindewasserwerk und Gemeindewerk Abwasserbeseitigung Reichshof) werden die Zahlungsabwicklung (inkl. Liquiditätsplanung) und das Mahn- und Voll-streckungswesen übertragen.

Zudem wird die Zahlungsabwicklung für die Beteiligung (Bau-, Grundstücks- und Wirtschaftsförderungs GmbH – BGW Reichshof) übertragen.

Die „Gemeindekasse Morsbach-Reichshof" kann die genannten Aufgaben und Teilaufgaben bei Bedarf auch für kommunale Einrichtungen der Gemeinde Morsbach und der Gemeinde Reichshof - unabhängig von der jeweiligen Rechtsform der Einrichtung - wahrnehmen.

Die Gemeinde Morsbach übt ihre Aufsicht über die Zahlungsabwicklung und Vollstreckung der „Gemeindekasse Morsbach-Reichshof" aus.

Die Gemeinde Morsbach stellt sicher, dass die örtliche Prüfung und die überörtliche Prüfung im Sinne der GO NRW ordnungsgemäß durchgeführt werden können.

Eine Änderung der auf die „Gemeindekasse Morsbach-Reichshof" übertragenen einzelnen Tätigkeiten bedarf der Zustimmung des Rates der Gemeinde Morsbach und des Rates der Gemeinde Reichshof.

§3
Finanzierung

Die Betriebskosten der „Gemeindekasse Morsbach-Reichshof" tragen die Gemeinde Morsbach und die Gemeinde Reichshof entsprechend einem festen Verteilungsschlüssel anteilig von 55 Prozent für die Gemeinde Reichshof und 45 Prozent für die Gemeinde Morsbach.

Die Betriebskosten setzen sich zusammen aus:

• Personalkosten (einschließlich Nebenkosten)

Beamtenbezüge, Versorgungsrücklagen, Beiträge zur Versorgungskasse der Beamten, Beihilfen, Entgelte der tariflich Beschäftigten, Arbeitgeberanteile zur Sozialversicherung, Umlagen zur Zusatzversorgungskasse, Personalnebenausgaben, Reisekosten einschließlich Fahrzeugkosten (Dienstreisen und Entschädigungen für Fahrzeuge im Außendienst)

• Sachkosten

Büroausstattung, EDV, d. h. Kosten für Vermögen (Hardware) und laufende Kosten (Support usw.), Verbrauchsmaterial, Geschäftskosten (z. B. Medien, Post, Fortbildung, Literatur)

• Gemeinkosten

Verwaltungsinterne Overheadkosten wie Personalwesen, Bezügeabrechnung, Leitungstätigkeiten usw.

• Abrechnung

Die Gemeinde Reichshof erstattet gegen Abrechnung mit der Gemeinde Morsbach die Personal- und Sachkosten, die entsprechend der Eingruppierung der Mitarbeiterinnen auf der Grundlage des TVöD / Landesbesoldungsgesetz NRW (LBesG NRW) entstehen.

Die Sachkosten werden anhand der aktuellen KGSt-Berichte je Arbeitsplatz berechnet.

Die verwaltungsweiten Overheadkosten und die fachbereichsinternen Overheadkosten wer-den mit insgesamt 15 Prozent der tatsächlichen angefallenen Personalkosten berücksichtigt.

• Überprüfung

Zum 31.12.2024 muss eine Überprüfung des Verteilungsschlüssels erfolgen und wird für das Kalenderjahr 2024 wirksam. Auf Basis der konkreten Zeitaufschreibung und ggf. einer Fallzahlenermittlung wird eine Neuberechnung vorgenommen, zukünftig fortgeführt und bei Bedarf (Veränderung des Personalschlüssels größer als zehn Prozent) oder spätestens alle drei Jahre angepasst.

Die Gemeinde Reichshof hat die jährlichen Kostenanteile in Quartalsabschlägen zum 15.03., 15.06., 15.09. und 15.12. eines jeden Jahres zu zahlen. Zum 31.03. des Folgejahres erfolgt die Endabrechnung. Für die Ausgleichszahlung werden die von jeder Kommune getragenen Personal- und Gemeinkosten abgezogen.

§4
Organisation

Zu Beginn der Aufgabenwahrnehmung in der „Gemeindekasse Morsbach-Reichshof" besteht zum Startzeitpunkt ein Personalbedarf von insgesamt 6,40 Vollzeitstellen.

Das derzeit vorhandene Personal entspricht einem Vollzeitstellenanteil von 7,00 VSt und soll perspektivisch dem tatsächlichen Bedarf angepasst werden.

Entspricht diese Stellenbemessung nicht den tatsächlichen Anforderungen, ist sie einvernehmlich anzupassen. Die Anpassung wird durch den Lenkungskreis gem. § 6 dieser Vereinbarung einstimmig beschlossen.

Die Überprüfung der Stellenbemessung durch den Lenkungskreis erfolgt, wenn dies von einem (oder beiden) Vertragspartnern gewünscht wird oder ggf. die Kassenleitung die personelle Ausstattung für die Aufgabenerledigung als nicht mehr angemessen erklärt.

Die Gemeinde Reichshof kann eigene Bedienstete der Gemeinde Morsbach zur Verfügung stellen. Der Personalgestellungsvertrag regelt die hiermit verbundenen personal- und beamten-rechtlichen Fragen. Hierbei wird den im Wege der Personalgestellung entsandten Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern Besitzstandswahrung zugesichert.

Freiwerdende und wieder bzw. neu zu besetzende Stellen in der „Gemeindekasse Morsbach-Reichshof" werden zunächst innerhalb der Verwaltungen ausgeschrieben. Sollte eine Stellenbesetzung aus dem Kreis der Beschäftigten nicht möglich sein, werden diese zu besetzenden Stellen extern ausgeschrieben. Das Verfahren wird durch die Gemeinde Morsbach betreut und durchgeführt. Arbeitgeber bzw. Dienstherr wird in diesem Falle die Gemeinde Morsbach.

§5
Vertraulichkeit

Die Verpflichtung der Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter der „Gemeindekasse Morsbach-Reichshof" zum vertraulichen Umgang mit den Daten der Gemeinde Morsbach und der Gemeinde Reichshof wird in einer einvernehmlich abzustimmenden Dienstanweisung geregelt.  

Hierbei wird der ordnungsgemäße Umgang von vertraulichen Daten und Informationen aus der Aufgabenerledigung der Gemeinde Reichshof, die der Gemeindekasse Morsbach-Reichshof zur Verfügung stehen, sowie der Umgang der Bediensteten mit solchen Daten und Informationen aus der Gemeinde, deren Bedienstete sie nicht sind, gewährleistet. Die Aufgaben der/s Datenschutzbeauftragten nimmt der für die Gemeinde Morsbach zuständige Datenschutzbeauftragter wahr.

§6
Lenkungskreis

Die beteiligten Kommunen bilden einen Lenkungskreis, der insbesondere für die strategische Ausrichtung und organisatorische Entwicklung der „Gemeindekasse Morsbach - Reichshof" zuständig ist.

Dem Lenkungskreis gehören die beiden Kämmerer, die Verantwortlichen der Finanzbuchhaltung sowie die Leitung der „Gemeindekasse Morsbach - Reichshof" an. Die Personalräte der beiden Kommunen werden bei beteiligungspflichtigen Sachverhalten gem. § 72 ff. Landespersonalvertretungsgesetz und die Gleichstellungsbeauftragte gem. §18 Landesgleichstellungsgesetz beteiligt.

Der Lenkungskreis tagt regelmäßig – bei Bedarf, mindestens jedoch alle drei Jahre – und berät über strategische, organisatorische und personelle Angelegenheiten von grundsätzlicher Bedeutung. Die Zuständigkeit der politischen Gremien der beteiligten Kommunen sowie etwa zu beachtende Formvorschriften gemäß der Gemeindeordnung oder sonstiger Rechtsvorschriften bleiben unberührt.

§7
Beitritt weiterer Kommunen

Die Übernahme der Aufgaben der Zahlungsabwicklung inkl. Vollstreckung gem. § 2 dieser Vereinbarung für weitere Kommunen wird ausdrücklich begrüßt. Über eine Aufnahme weiterer Kommunen als Partner entscheiden die Räte der Gemeinden Morsbach und der Gemeinde Reichshof einvernehmlich auf Vorschlag des Lenkungskreises.

§8
Laufzeit und Kündigung

Diese Vereinbarung ist unbefristet. Jede Kommune kann die Vereinbarung mit einer Frist von 18 Monaten zum Jahresende, erstmalig zum 31.12.2027, kündigen. Sie bedarf der Schriftform.

Die Kündigungszeit entfällt bei einer Aufnahme einer neuen Kommune, da eine neue Vereinbarung geschlossen werden muss.

§9
Schriftform

Änderungen und Zusätze zu dieser Vereinbarung bedürfen der Schriftform und müssen den Anforderungen der rechtlichen Vorschriften entsprechen. Mündliche Nebenabreden sind nicht getroffen worden.

§ 10
Salvatorische Klausel

Sollte eine Bestimmung dieser Vereinbarung unwirksam oder undurchführbar sein oder werden, so bleiben die übrigen Bestimmungen davon unberührt. Die Vertragsparteien werden in diesem Fall die entsprechende Regelung durch eine Vereinbarung ersetzen, die dem Zweck dieser Vereinbarung entspricht und von Beginn der Unwirksamkeit bzw. Undurchführbarkeit an gilt.

§ 11
Inkrafttreten

Die öffentlich-rechtliche Vereinbarung bedarf der Genehmigung des Landrates des Oberbergischen Kreises als untere staatliche Verwaltungsbehörde und tritt am Tage nach der öffentlichen Bekanntmachung der Aufsichtsbehörde in Kraft, nicht jedoch vor dem 01.02.2024.

Genehmigungs- und Bekanntmachungsanordnung:

Die vorstehende öffentlich-rechtliche Vereinbarung wird gemäß § 24 Abs. 2 in Verbindung mit § 29 Abs. 4 Ziffer 2 des Gesetzes über kommunale Gemeinschaftsarbeit (GkG NRW) vom 01.10.1979 (GV. NRW. S. 621) zuletzt geändert durch Gesetz vom 13.04.2022 (GV. NRW. S. 490), genehmigt und gemäß § 24 Abs. 3 Satz 1 GkG NRW öffentlich bekannt gemacht.

Gummersbach, 18.01.2024

Der Landrat
des Oberbergischen Kreises
als untere staatliche Verwaltungsbehörde
(Kommunalaufsicht)
- Az.: LS/KA-90/ÖV
gez.
Jochen Hagt
Landrat