Elektronische Kommunikation
E-Mails sind ein weltweit etabliertes Kommunikationsmittel und werden in vielen Bereichen regelmäßig als Alternative zu Telefon und brieflichem Schriftverkehr genutzt. Dabei wird häufig übersehen, dass die Standard-E-Mail-Kommunikation nicht rechtsverbindlich ist und Daten nicht vertraulich übertragen werden. Nachfolgend informieren wir Sie, wie sie rechtsverbindlich und sicher elektronisch mit dem Oberbergischen Kreis kommunizieren können.
Unsere Hinweise gelten nur für die Kommunikation mit dem Oberbergischen Kreis. Sie gelten nicht für Verweise auf Angebote von Dritten, wie z. B. andere Behörden oder Institutionen!
Beachten Sie bitte:
Die elektronischen Kommunikationsmittel zur Kommunikation mit dem Oberbergischen Kreis dienen ausschließlich der dienstlichen Kommunikation. Senden Sie deshalb keine privaten Inhalte auf elektronischem Weg an den Oberbergischen Kreis.
Neben der Person, an die Ihre Mitteilung gerichtet ist, hat auch deren Vertretung im Amt einen unmittelbaren Zugriff auf Ihre Nachricht. Für Berufsgeheimnisträger und besondere Funktionsträger gelten abweichende Regelungen.
Indem Sie den Zugang zum Oberbergischen Kreis über die nachfolgend genannten Wege nutzen, erklären Sie Ihr Einverständnis zur elektronischen Kommunikation und zur Speicherung Ihrer Daten in dem Mailsystem des Oberbergischen Kreises.
Um Rechnungen schneller bearbeiten und bezahlen zu können, hat der Oberbergische Kreis sein Rechnungswesen auf eine elektronische Rechnungsverarbeitung umgestellt.
Damit auch Sie von dieser Umstellung profitieren können, bitten wir Sie, uns Ihre Rechnungen zukünftig digital als PDF oder im X-Rechnungsformat zur Verfügung zu stellen.
Weitere Informationen, insbesondere zum X-Rechnungsformat erhalten Sie im Merkblatt (PDF).
Für die allgemeine, nicht rechtsverbindliche elektronische Kommunikation mit dem Oberbergischen Kreis ist folgende E-Mail-Adresse eingerichtet:
Bei der elektronischen Kommunikation mit der Kreisverwaltung können folgende Dateiformate verarbeitet verwendet werden:
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PDF
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DOCX (Microsoft Word)
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XLSX (Microsoft Excel)
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PPTX (Microsoft Power Point)
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Textformate TXT, RTF (Rich Text Format)
Weitere Formate sind nur mit ausdrücklicher Zustimmung der Kreisverwaltung zulässig; insbesondere sind die Austauschformate für Grafiken (Raster- und Vektorformate, ZIP- und JPEG-Dateien) individuell mit den jeweiligen Fachbereichen abzustimmen.
Verwenden Sie Dateiformate, die von der vorgenannten Liste abweichen, so kann Ihre Mail nicht bearbeitet werden.
Die Gesamtgröße der eingehenden E-Mails ist auf 10 MB begrenzt. Größere E-Mails werden automatisch abgelehnt.
Wenn Sie Ihre E-Mail vor Zugriff oder Veränderung durch unberechtigte Dritte schützen möchten, finden Sie dazu Informationen in den nachfolgenden Punkten zu "E-Mail-Verschlüsselung mit S/MIME-Zertifikat" und" Verschlüsselte E-Mail-Übertragung ohne Zertifikat".
De-Mail gilt ohne zusätzliche Verschlüsselung als sicher.
Bitte beachten Sie für Anschreiben, die der Schriftform genügen müssen, bei Nutzung der elektronischen Kommunikation die Hinweise unter "E-Mail mit qualifizierter Signatur", "De-Mail mit bestätigter sicherer Anmeldung" bzw. "Besonderes elektronische Behördenpostfach".
Ausgehenden E-Mails des Oberbergischen Kreises, die unverschlüsselt versandt werden, werden mit einem E-Mail-Zertifikat des Oberbergischen Kreises signiert, welches durch eine öffentliche Zertifizierungsstelle ausgestellt wurde. Diese Signatur ist vergleichbar mit einer eigenhändigen Unterschrift auf Papierdokumenten.
Sie können rechtsverbindlich mit dem Oberbergischen Kreis kommunizieren, wenn Sie Ihre E-Mail mit einer qualifizierten elektronischen Signatur signieren.
Senden Sie Ihre signierte Mail an die zentrale E-Mail-Adresse:
Signierte E-Mails an andere E-Mail-Adressen des Oberbergischen Kreises werden nicht als rechtsverbindlich anerkannt.
Hinweise zu möglichen Dateiformaten, die Sie E-Mails anfügen können, finden sie unter "E-Mail ohne bestätigte sichere Anmeldung". Die Gesamtgröße der eingehenden E-Mails ist auf 10 MB begrenzt. Größere E-Mails werden automatisch abgelehnt.
Wenn Sie Ihre E-Mail vor Zugriff durch unberechtigte Dritte schützen möchten, finden Sie dazu Informationen unter "E-Mail-Verschlüsselung mit S/MIME-Zertifikat" und Verschlüsselte "E-Mail-Übertragung ohne Zertifikat".
Alle ausgehenden E-Mails des Oberbergischen Kreises werden mit einem Zertifikat einer öffentlichen Zertifizierungsstelle signiert. Nicht signierte E-Mails, die die Absenderdomänen obk.de, oberbergischer-kreis.de sowie eine Subdomäne von obk.de verwenden, sind nicht vom Oberbergischen Kreis. Öffnen Sie diese E-Mails nicht.
Rechtliche Grundlage für die Verwendung von E-Mail mit qualifizierten elektronischen Signatur:
Eine durch Rechtsvorschrift angeordnete Schriftform kann durch die so genannte „elektronische Form" ersetzt werden. Nach Art. 3 Ziff. 12 der Verordnung (EU) Nr. 910/2014 des europäischen Parlaments und des Rates vom 23. Juli 2014 über elektronische Identifizierung und Vertrauensdienste für elektronische Transaktionen im Binnenmarkt und zur Aufhebung der Richtlinie 1999/93/EG (eIDAS-Verordnung) bedeutet dies, dass ein Dokument mit einer qualifizierten elektronischen Signatur versehen sein muss.
Zur Sicherung der Vertraulichkeit Ihrer Mitteilungen an den Oberbergischen Kreis können Sie Ihre E-Mail verschlüsseln. Hierdurch wird Ihre E-Mail vor unbefugtem Zugriff und Manipulation geschützt.
Seitens des Oberbergischen Kreises wird das Verschlüsselungsverfahren S/MIME unterstützt. Der Schlüssel des Oberbergischen Kreises zum Verschlüsseln Ihrer E-Mail steht nachfolgend zum Herunterladen bereit:
Öffentlicher Schlüssel des Oberbergischen Kreises als .cer-Datei (2 kB)
Eine mit diesem öffentlichen Schlüssel verschlüsselte Mail senden Sie bitte ausschließlich an: vps@obk.de
Sollten Sie wünschen, dass der Oberbergische Kreis Ihnen auch s/mime-verschlüsselte E-Mails zusendet, fügen Sie Ihrer E-Mail bitte den öffentlichen Schlüssel Ihres Zertifikats bei.
Hinweise zu möglichen Dateiformaten, die Sie E-Mails anfügen können, finden sie unter „E-Mail ohne bestätigte sichere Anmeldung“. Die Gesamtgröße der eingehenden E-Mails ist auf 10 MB begrenzt. Größere E-Mails werden automatisch abgelehnt.
Bitte beachten Sie für Anschreiben, die der Schriftform genügen müssen, zusätzlich die Hinweise unter „E-Mail mit qualifizierter Signatur“
Alternativ können Sie zur rechtsverbindlichen Kommunikation das „besondere elektronische Behördenpostfach“ nutzen.
Sollte Ihre E-Mail an vps@obk.de nicht verarbeitet werden können, werden Sie umgehend darüber informiert.
Das besondere elektronische Behördenpostfach (beBPo) ist ein Werkzeug, das der sicheren Kommunikation (da die Identität des Absenders über die Prüfstelle verifiziert worden ist) von Behörden oder Körperschaften öffentlichen Rechts dient.
Das beBPo steht im Verbund mit dem elektronischen Gerichts- und Verwaltungspostfach (EGVP), besonderen elektronischen Anwaltspostfach (beA), besonderen elektronischen Notarpostfach (beN) sowie besonderen elektronischen Bürger- und Organisationenpostfach (eBO).
Für den Oberbergischen Kreis ist folgende beBPo-Adresse eingerichtet:
Oberbergischer Kreis – Der Landrat DE.Justiz.a1e753b9-8e41-416e-8256-272c33e30236.1fc9
Rechtliche Grundlage für die rechtsverbindliche elektronische Kommunikation über die besonderen elektronischen Postfächer:
Eine Nachricht über das besondere elektronische Postfach im Sinne der Verordnung über die technischen Rahmenbedingungen des elektronischen Rechtsverkehrs und über das besondere elektronische Behördenpostfach (Elektronischer-Rechtsverkehr-Verordnung - ERVV) ersetzt nach § 3a des Verwaltungsverfahrensgesetzes NRW (Nordrhein-Westfalen), nach § 36a des Ersten Buches Sozialgesetzbuch sowie nach § 87a der Abgabenordnung die Schriftform. Sie können daher über diesen Weg rechtsverbindlich mit dem Oberbergischen Kreis elektronisch kommunizieren.
Für den Bereich der Verwaltungsverfahren ist nach § 3a Verwaltungsverfahrensgesetz für das Land Nordrhein-Westfalen (VwVfG NW), § 36a Sozialgesetzbuch – Allgemeiner Teil – (SGB I) und § 87a Abs. 1 Satz 1 Abgabenordnung (AO) die Übermittlung elektronischer Dokumente zulässig, soweit der Empfänger hierfür einen Zugang eröffnet hat. Für das Privatrecht gilt § 126a Bürgerliches Gesetzbuch (BGB) entsprechend.
